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策划之家:大型会议活动公关媒体工作安排!

在一些比较有规模的或者是比较有名气的会议活动中,邀请媒体朋友,借助媒体达到活动现场不管是现场拍摄还是会议记录,不管是活动开始前的新闻造势还是说对后期的信息跟踪,都对我们的活动起到了积极促进的作用,所以对于媒体这一块的工作我们也要做到相应的配合,要和媒体协调沟通充分懂得尊重他们的时间,决不能忘记他们对于你的活动的积极报道和关键作用。专业的活动策划公司在策划好整个活动的同时,媒体也是要充分重视的。

一、媒体报道是否也是活动的一部分

我们要把握好哪些环节是希望媒体介入的,活动策划公司要提前举行新闻发布会,或者单独安排媒体采访。要安排好哪些人是要出现在镜头前面的,注意形象。

二、媒体是否以应邀嘉宾的身份出席活动

餐饮方面的安排是否已将媒体人士计算在内?如果举办鸡尾酒会,之后有晚餐那么作为活动策划公司的你打算为媒体工作人员单独安排餐桌,还是让他们和其他宾客一同进餐?其实如果你邀请媒体作为活动的嘉宾,那么就要把他们当作嘉宾来看待。如果你只是邀请他们对活动某项内容进行报道,就应该在请柬中说明,他们自然会明白你的安排。如果出于安全原因,重要人物每次只能接受一家媒体的采访,你就应该为他们准备单独的媒体工作间。

三、媒体有没有特殊要求

例如单独的媒体工作间、媒体报道器材或者媒体报道设备车的停车场地,会议公司要清楚媒体工作人员什么时候到达、他们会带来哪些设备、他们感兴趣的热点以及如何给他们的工作提供方便,不能毫无准备。你一定不希望一个参加活动的新闻组来了半天却没有什么可报道的吧。如果媒体来的过早,名人和客人都还没有到,娱乐活动也没有开始,对大家来说都很浪费时间。因此你应该告知媒体最佳的到达时间,要牢记媒体节目的规定播放时间。例如,如果你想要总裁的演讲在晚上11点的新闻节目中播出,必须给媒体摄像和编辑人员充足时间来准备他们的报道。为了取得最佳效果,你应该尽可能在各个方面和媒体配合,这样才能取得双赢的效果,并且在你举办下一次活动时他们还会再来。

四、准备宣传资料袋的目的是什么

宣传资料袋内应包含活动所有的相关信息。要考虑报道的核心以及你希望记者报道的信息。如果可能的话,这些信息应包括所有客人的资料或关于活动赞助商的背景信息。要了解需要多少宣传资料袋,确保将其费用计入预算。要考虑这些材料由谁负责,要什么地方分发,如何分发以及由谁负责分发。要是否需要为媒体准备单独的报到处,以便于他们签到的领取宣传材料,避免出现等到采访和拍摄结束时才拿到材料的现象。用这种方法还可以发解谁已经到达,可以派代表带他们参观重要活动区,将他们介绍给重要人物。你还可以得知媒体人员中没有到达的人员情况,给他们打电话或者邮寄材料。

媒体作为一种有效的宣传方式,媒体的到来无疑为我们的整个活动做好了很好的宣传与造势!

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